Die sieben wichtigsten Regeln zur Umsetzung der GoBD in der Praxis

Die sieben wichtigsten Regeln zur Umsetzung der GoBD in der Praxis

  • 31. Mai 2017
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Am 14.11.2014 hat das Bundesfinanzministerium die neuen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – erlassen.
Diese gewinnen besondere Relevanz, weil der BFH die Rechte der Betriebsprüfung mehrfach gestärkt hat. So lässt er den Zugriff der Finanzverwaltung auf Warenwirtschaftssysteme zu und hält Verfahrensdokumentationen im Zusammenhang mit der Kassenführung für erforderlich.

Nachfolgend werden die sieben wichtigsten Regeln zur Umsetzung der GoBD in der Praxisvorgestellt:

  1. Es ist zu prüfen, welche Systeme als Vor- und Nebensysteme gelten.
    Vor- und Nebensysteme sind Teil des Datenverarbeitungssystems (DV-System) und daher der Betriebsprüfung zugänglich zu machen. Dazu gehören z. B. Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, aber mitunter auch Zeiterfassungssysteme. Selbst MS Office-Produkte können zu den Vorsystemen gehören, z.B. wenn Rechnungen in MS Word erstellt, Reisekosten der Arbeitnehmer mittels eines MS-Excel-Tools abgerechnet oder etwa Rückstellungen mit Hilfe von MS-Excel ermittelt werden.
  2. Vor- und Nebensysteme müssen revisionssicher sein.
    Das zum Einsatz kommende DV-System muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Programme und Datenbestände revisionssicher sind, d.h. die Daten dürfen nicht verändert werden oder aber die Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Dazu wird die Anschaffung eines Dokumenten-Managementsystems zumeist unerlässlich sein.
  3. Kein Durcheinander von Papier- und elektronischem Beleg
    Ein elektronisch erstelltes Dokument ist auch digital vorzuhalten. Es reicht nicht, einen elektronischen Beleg (z.B. eine PDF-Rechnung) auszudrucken und lediglich den Papierausdruck abzuheften.
  4. Zeitgerechte Aufzeichnung und Verbuchung haben besonderes Gewicht
    Geschäftsvorfälle sind zeitnah aufzuzeichnen. Den GoBD lässt sich hinsichtlich der Aufzeichnungspflichten keine Vereinfachungsregelung für Quartalszahler oder Mandanten mit umsatzsteuerfreien Umsätzen entnehmen. Auch diese steuerpflichtigen müssen also auf eine zeitnahe Aufzeichnung achten.
  5. Es ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen
    Es ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DVVerfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Betriebe mit Registrierkassen müssen die Dokumentation zur Kassenführung ab dem 1.1.2018 sogar jederzeit griffbereit haben. (Download Muster Verfahrensdokumentation)
  6. Verstöße werden zu Hinzuschätzungen führen
    Eklatante GoBD-Verstöße können die Verwerfung der gesamten Buchführung zur Folge haben. Zumindest werden sie der Betriebsprüfung als Druckmittel dienen, um Hinzuschätzungen im Bereich von 5 bis 10 % der Umsätze durchzusetzen.
  7. Auf Wunsch begleiten wir Sie bei der Umsetzung der Anforderungen
    Als erste kleine Analyse haben wir für Sie einen „GoBD-Schnellcheck“.
    Unter info@cenura.de können Sie diesen bei uns kostenlos anfordern.
Fabian Erbersdobler

Über Fabian Erbersdobler

Fabian Erbersdobler ist Geschäftsführer und Steuerberater bei CENTURA. Als Diplom Betriebswirt (FH) engagiert er sich in folgenden Tätigkeitsgebieten: Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Internationales Steuerrecht, Sanierung und Insolvenzberatung, EDV-Beratung und Nettolohnoptimierung.