Worum geht es?
Wer Mitarbeiter beschäftigt, muss für jeden von ihnen Entgeltunterlagen führen. Gemeint sind die Angaben und Nachweise, die für die Sozialversicherung von Bedeutung sind. Einen Teil dieser Nachweise schreibt die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) bereits heute in elektronischer Form vor.
Bisher konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen und weiter mit Papierordnern arbeiten. Diese Möglichkeit ist bis Ende 2026 befristet. Ab 2027 gilt die elektronische Führung damit für alle Arbeitgeber.
Was sich ändert und was nicht
Neue Aufzeichnungspflichten kommen nicht hinzu. Welche Unterlagen Sie führen und aufbewahren müssen, bleibt gleich. Für Arbeitgeber, die bisher befreit waren, ändert sich die Form: Die Unterlagen müssen
- elektronisch vorliegen,
- vollständig und lesbar sein,
- dem jeweiligen Beschäftigten eindeutig zugeordnet werden können und
- bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung digital bereitgestellt werden können.
Eine bestimmte Software oder Ablagestruktur ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Wichtig ist: Die Verantwortung für vollständige Entgeltunterlagen bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn die Lohnabrechnung von einer Kanzlei erstellt wird.
Welche Unterlagen betroffen sind
Je nach Beschäftigungsverhältnis gehören dazu zum Beispiel:
- Niederschriften nach dem Nachweisgesetz, also der schriftliche Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen
- Nachweise zur Versicherungsfreiheit sowie Anträge auf Befreiung von der Versicherungspflicht, etwa bei Minijobs
- Bescheide der Krankenkasse als Einzugsstelle oder der Deutschen Rentenversicherung
- Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz
- Nachweise zur Entsendung ins Ausland
- Arbeitserlaubnisse und Aufenthaltstitel
- Nachweise zur Elterneigenschaft für die Pflegeversicherung
Die vollständige Aufzählung finden Sie in § 8 BVV.
So bereiten Sie sich vor
- Bestand prüfen: Welche Unterlagen liegen bereits digital vor, welche nur auf Papier?
- Digitalisieren und zuordnen: Papierunterlagen einscannen und dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen.
- Ablage festlegen: Eine einheitliche Struktur, klare Dateinamen und feste Zuständigkeiten im Unternehmen sparen später Zeit.
- Neue Dokumente gleich digital erfassen: So entsteht kein neuer Papierstapel.
- Probe aufs Exempel: Finden Sie die Unterlagen zu einem Mitarbeiter und Zeitraum schnell und können Sie sie weitergeben? Prüfen Sie auch Datensicherung und Aufbewahrung.
Bei CENTURA bereits umgesetzt
Für unsere Lohnmandanten haben wir die Umstellung bereits abgeschlossen. Die Lohnabrechnung läuft bei uns komplett digital, mit digitaler Personalakte, in der Unterlagen strukturiert abgelegt und den Mitarbeitern zugeordnet sind.
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Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung.
