Sind Sie ab dem 01.01.2027 verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen?
Wir haben Sie bereits vor einiger Zeit über die Einführung der E-Rechnung informiert (zum Beitrag). Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Jetzt steht der nächste – für viele Unternehmen entscheidende – Schritt bevor: Zum Jahreswechsel endet die erste Übergangsfrist.
Was gilt ab dem 01.01.2027?
Hat Ihr Unternehmen im Kalenderjahr 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt, müssen Sie für Leistungen an andere inländische Unternehmer, die Sie nach dem 31.12.2026 erbringen, grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Eine PDF-Rechnung per E-Mail oder eine Papierrechnung reicht dann nicht mehr aus.
Liegt Ihr Vorjahresumsatz bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 nutzen. Ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen – auch hier lohnt sich also eine frühzeitige Umstellung.
Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Rechnungen von Kleinunternehmern. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931 – in der Praxis meist XRechnung oder ZUGFeRD. Die Finanzverwaltung betont, dass alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sein müssen. Ein reines PDF ist keine E-Rechnung.
Warum Sie jetzt handeln sollten
In der Fachpresse wird zum Jahresende eine große Umstellungswelle erwartet. Viele Unternehmen haben die Umstellung bisher aufgeschoben – mit der Folge, dass Softwareanbieter längere Lieferzeiten haben und für Tests kaum Zeit bleibt. Wer jetzt startet, vermeidet Hektik im Januar und Probleme beim Vorsteuerabzug seiner Kunden.
Ihre To-dos bis zum Jahreswechsel
- Umsatz 2026 prüfen: Liegt Ihr Gesamtumsatz voraussichtlich über 800.000 Euro?
- Rechnungssoftware prüfen: Kann Ihr Programm XRechnung bzw. ZUGFeRD erzeugen? Benötigte Updates oder Module rechtzeitig bestellen.
- Zuständigkeiten klären: Die E-Rechnung betrifft nicht nur die Buchhaltung, sondern auch Vertrieb, Einkauf und IT.
- Stammdaten pflegen: Vollständige Kunden- und Lieferantendaten sind die Grundlage für fehlerfreie E-Rechnungen.
- Testlauf durchführen: Spielen Sie den Ablauf mit echten Rechnungen durch – einschließlich Korrekturen und Gutschriften.
- Archivierung sicherstellen: E-Rechnungen müssen im Originalformat GoBD-konform aufbewahrt werden.
- Belegaustausch mit uns abstimmen: Wir besprechen gern, wie Ihre E-Rechnungen künftig automatisiert in die Buchhaltung gelangen.
Sie sind unsicher, ob Sie betroffen sind, oder wünschen Unterstützung bei der Umstellung? Sprechen Sie uns an – wir vereinbaren gerne einen persönlichen Beratungstermin mit Ihnen.
