Checkliste zur Umsetzung der GoBD

Checkliste zur Umsetzung der GoBD

  • 26. September 2018
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Da das Bundesfinanzministerium am 14.11.2014 die neuen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD ff.) erlassen hat, ist damit zu rechnen, dass die materielle und formelle elektronische Buchführung künftig stärker in den Fokus der Betriebsprüfung rücken wird.
Besonders im Blickpunkt steht auch die Frage nach einer prüfungssicheren Aufbewahrung von buchführungsrelevanten elektronischen Daten.

Das Thema sollte nicht unterschätzt werden. Bekanntlich kann bei schwerwiegenden Mängeln der Buchführung die Nichtanerkennung dieser durch das Finanzamt die Folge haben. Dies kann zu Mehrsteuern durch die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen. (inkl. Zinsbelastung und weiterer Sanktionen)

Nachfolgend eine kurze Checkliste zu den Anforderungen der GoBD:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Alle elektronischen Systeme und die enthaltenen Informationen müssen so beschaffen sein, dass ein Betriebsprüfer innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann.

Vollständigkeit
Alle relevanten Informationen sind vorzuhalten (z.B. Namen von Geschäftspartnern, bei Datenverdichtung sind dürfen keine Informationen verlorengehen).

Richtige und zeitgerechte Buchung
Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von 10 Tagen in der Buchführung erfasst werden.
Kasseneinnahmen sind täglich zu erfassen.
Bei periodenweiser Erfassung ist eine geordnete Belegablage sicherzustellen.

Ordnung und Unveränderbarkeit
Systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen.
Auswertbarkeit Elektronischer Dokumente muss gewährleistet sein.
Ursprünglicher Inhalt eines Dokuments oder einer Information muss immer feststellbar sein.

Formattreue bei Archivierung
Ist die Ursprungsversion eines Dokuments elektronisch (z.B. Email) ist diese auch elektronisch zu archivieren. Die Archivierung lediglich des Papierausdrucks ist nicht zulässig.
Liegt die Ursprungsversion eines Dokumentes in Papierform vor, kann dieses auch elektronisch archiviert werden (ersetzendes Scannen). Das Papierdokument kann dann grundsätzlich vernichtet werden (außer z.B. Urkunden, Urteile im Original, unterschriebene Jahresabschlüsse).

Email-Archivierung
Emails sind mit allen Anhängen unveränderbar bzw. mit Änderungsprotokollierung zu archivieren.
Fungiert eine Email nur als Träger eines Anhangs, kann auf die Archivierung verzichtet werden.
Die Ablage in ein Dateisystem ohne weitere Maßnahmen bezüglich Änderungsdokumentation ist nicht GoBD-konform.

Elektronische Kontoauszüge
Diese sind elektronische Dokumente und müssen auch in dieser Form archiviert werden.
Eine Archivierung durch zeitlich unbegrenzten Zugang (bzw. bis zu 10 Jahre) bei der kontoführenden Bank ist zulässig.

Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation sollte zur Nachweisbarkeit unbedingt erstellt werden.
(Muster Verfahrensdokumentation)

 

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Fabian Erbersdobler

Über Fabian Erbersdobler

Fabian Erbersdobler ist Geschäftsführer und Steuerberater bei CENTURA. Als Diplom Betriebswirt (FH) engagiert er sich in folgenden Tätigkeitsgebieten: Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Internationales Steuerrecht, Sanierung und Insolvenzberatung, EDV-Beratung und Nettolohnoptimierung.